Tips om tegen de klok te schrijven (en te vertalen)

Hoe komt het toch dat vertalingen zo vaak last minute opdrachten zijn?

Er zijn heel wat gegronde redenen om ‘laat’ een tekst aan te leveren bij een vertaler. Dikwijls maakt een tekst deel uit van een ruimer project, waarbij meerdere mensen een stukje van het verhaal bouwen. Als er dan één schakel in dat bouwproces het laat afweten, legt men de werf stil.

Maar dat is niet de enige reden.  Teksten maken en ze tijdig afwerken heeft dikwijls  een te lage prioriteit op  de agenda van de betrokken personen. Enkele tips om hier beterschap in te brengen en uw vertaler blij te maken.

Tip 1:  Deadline psychologie
Was je op school ook al zo’n leerling die aan de boekbespreking begon de dag voor je die moest afgeven? Dan kan je nu best als projectverantwoordelijk een ‘te vroege’ interne deadline bepalen voor het materiaal dat je aan een vertaler moet afleveren. Dan werk je spontaan naar dat moment toe en schaaf  je daarna met meer sereniteit en diepgang je project bij. Bepaal daarbij ook de retroplanning, met inbegrip van overleg, nalezen, correctierondes.

Tip 2: Maak altijd goede afspraken en volg ze op
Spreek goed af  wie wat wanneer aan materiaal inbrengt. Vergeet ook niet in welk formaat. De neiging om met lettertypes, vormgeving en stijl te experimenteren, geeft de eindredacteur altijd hoofdpijn. Eens de afspraken gemaakt zijn, bevestig je die en geeft je regelmatig een tussenstand door. Dit is zowel praktisch als psychologisch heel nuttig.

Tip 3: Verdeel en heers
Het is niet nodig om je actie volledig te bevriezen, omdat je in ploeg aan een tekst werkt en een collega te laat is met materiaal. Verdeel en heers! Als je ‘werf’ door vriesweer is getroffen, kan je best de werken opsplitsen in delen waar wel kan worden doorgewerkt . Stimuleer de deelprojecten,  hou alle partijen bij de les en geef ze een regelmatig een bijgewerkte status van het initiatief.

Tip 4: Bepaal ook “waar”… wiki of mail?
Als het over een groter project gaat, kan je snel en efficient een wiki opzetten. Met zo’n online ontmoetingspunt heb je op één plaats de ene waarheid beschikbaar, waarbij iedereen er zijn zeg en inhoud kan aan toevoegen. Zo wordt een project terug een eenheid, in plaats van een verzameling van losse delen. En zo blijf je niet aanmodderen met een uitpuilende mailbox, met allerlei versies en een onnodige lettersoep.

7 steps to deliver what the client wants

What was it again that the client wanted?


It seems the most obvious question of every project. But is it? If you’re building a bridge or a tunnel, a website or an event, a translation or a swing in a playground, there are logical steps you need to follow to reach the right result. Everybody knows this. Or not? Again and again, these steps are not respected.

1. Make sure you talk to the right client
Will the person you talk to have the power to decide on the project?
Who decides on strategy? Objectives? Budgets? Timing? Just don’t start running unless you know where you are running. 

2. Set the scene, define the agenda
Even a simple meeting deserves a clear agenda. Confirm the steps you want to follow in the meeting, to create the best information exchange.
Make sure you have enough time to cover the topics. Leave time for a conclusion and ‘next steps’.

3.  Really Listen
Communication starts with listening. Really listening. Leave space for silences; ask questions that clarify what the client wants. Use examples if they help. But don’t get swamped in the sea of boasting on previous success stories. Think in future results.

4. Confirm and be frank about it
Always confirm what you think you heard. And translate it in clear conclusions. The goal is to know who has to do what by when, who will be involved and how much it can cost.

5. Confirm again, in writing
Even in telegram style, make sure you confirm what was agreed. Do not count on it that the client actually reads your confirmation. Make sure all is understood. And accepted.

6. Share with your team
If others are involved in the process, it is deadly to start off without all heads turned in the same direction. Make sure the technical and ’emotional side’ of the project are clear to all. Often, in theory all know what it is about, but cultural and language differences make that in the real world not everyone is “in synch”.

7. Fine-tune, adapt, reconfirm
Even when all goes well, make sure to give frequent updates on the status of your activity.

Although this is basic class 101 material, these 7 steps are neglected too often. Costing a loss of energy and money beyond imagination.
Not with us, dear reader! Not in our backyard! On time and above expectation start here, today and in the seven steps!